Heu tingut mai “complex de pop”? Nosaltres anomenem així aquell estat en què la feina ens porta a la necessitat de ser “multitasca”. O, dit d’una altra manera, executar simultàniament múltiples tasques que ens fan desenvolupar habilitats més pròpies de pares de trigèmins que no pas de la nostra professió.
Aquesta situació es dona en un gran nombre de feines, i m’atreviria a dir que actualment afecta una gran part del nostre entorn, especialment per la irrupció de les noves tecnologies.
Però hi ha un perfil concret al qual vull fer referència per la seva admirable capacitat diària de “sobreviure” al malabarisme: el de les persones que treballen en una pime, on sovint els mateixos membres de l’equip assumeixen diversos rols alhora, a diferència de les grans empreses, on habitualment aquests rols es desenvolupen en departaments diferents.
És cert que el pop és un animal flexible que s’adapta al seu entorn, i que l’adaptació i la flexibilitat són habilitats imprescindibles en la nostra època (i encara més en el nou món empresarial en què ens trobem immersos). Però necessitem posar ordre i prioritats en el nostre dia a dia.
Part dels riscos psicosocials dels equips d’aquestes empreses mitjanes, petites i micro, que segons dades oficials del Ministeri d’Indústria i Turisme representen el 99,8% del nostre teixit empresarial, provenen de factors com ara la sobrecàrrega de feina derivada d’un excés de tasques, el conflicte de rols o la manca de control en el repartiment del treball. Sense oblidar la dificultat habitual per desconnectar.
Qui no coneix algun treballador o empresari de pime, emprenedor o autònom, que utilitza el que col·loquialment s’anomena “múltiples barrets” per definir les seves funcions? Avui fa de financer, demà de comercial o d’atenció al públic, i passat de tècnic. O de creatiu, ideòleg o estrateg —habitualment en nits d’insomni—. I sovint també de formador, director de recursos humans o gestor de proveïdors. Tot concentrat en mans d’uns pocs, o fins i tot d’una sola persona, que inevitablement també assumeix el rol de gerent.
Mantenir aquesta síndrome del pop durant un període prolongat pot tenir impacte a mitjà o llarg termini en la salut, generant riscos psicosocials com ansietat, estrès, manca de control o esgotament, i emocions com frustració o sensació de no arribar a tot.
Abordar-ho personalment és important per evitar depressions, problemes cardiovasculars o musculoesquelètics. I a nivell organitzatiu, per gestionar les conseqüències que es tradueixen en absentisme, presentisme, rotació de personal o pèrdua de talent.
Arribats a aquest punt, hem d’assumir que ni podem fer-ho tot alhora, ni tot és igual d’important o urgent. De fet, quan tot allò que ens ocupa cau dins el quadrant de l’urgent i important, és quan la nostra feina diària acaba convertint-se en una cursa constant per apagar focs.
Però… i si li donem la volta? Hi ha fórmules per deixar de sentir-nos així. Quan l’estructura empresarial és mínima, “fer de tot” es converteix en una font d’estrès, desconnexió, baixes laborals i problemes psicosocials. Així ho confirmen nombroses Notes Tècniques de l’INSST i estudis de l’Agència Europea per a la Seguretat i la Salut en el Treball.
Més enllà de les mesures preventives més habituals, com la definició clara de rols per evitar que una mateixa persona faci servir tots els tentacles; la implementació d’un lideratge que tingui cura de la càrrega mental; o la distribució realista del treball, hi ha més eines per evitar o minimitzar la paradoxa del pop, afavorint el benestar psicològic de les persones a l’empresa.
En primer lloc, com a individus, destinar uns instants a planificar el dia ens facilita l’organització de les hores amb una visió global. Si, a més, aprofitem els primers minuts del matí per fer una mica d’activitat física, això generarà una motivació interna que ens omplirà d’energia positiva.
Posteriorment, en l’àmbit laboral, avaluar les prioritats setmanals ens ajudarà a organitzar-nos millor, guanyant en eficàcia i eficiència. Aquí és on juga un paper clau saber diferenciar entre el que és urgent i el que és important. Pot semblar evident, però treballar amb una visió setmanal ens permet tenir una perspectiva clara dels objectius i revisar les responsabilitats a assumir. Una bona planificació ens facilitarà assolir les fites proposades i disposar d’un marge de maniobra per afrontar imprevistos, que inevitablement sorgiran.
Un recurs molt útil per alleugerir la sensació de “multitasca” és l’organització del treball segons la matriu d’Eisenhower. Aquesta metodologia prioritza les funcions segons la seva urgència i importància:
- urgent i important (el que s’ha de fer, com una emergència);
- important però no urgent (el que es pot planificar);
- urgent però no important (el que es pot delegar);
- ni urgent ni important (el que s’hauria d’eliminar, com distraccions o interrupcions).
Parafrasejant Dwight D. Eisenhower: “els assumptes urgents no són importants, i els importants mai són urgents”.
Alhora, una tercera tàctica molt útil per combatre l’efecte multitasca i prevenir el desgast és la gestió emocional. Aquí hi ha tot un món per explorar, però podem destacar: fer pauses actives, practicar tècniques de respiració, meditació o mindfulness, dormir i alimentar-se bé, i mantenir una actitud positiva.
El nostre pensament i actuacions incideixen directament en el subconscient, de manera que és possible reeducar els patrons mentals, desaprendre hàbits poc saludables i reaprendre’n d’altres de més positius. Aquest canvi s’aconsegueix amb entrenament, i és a l’abast de tothom que vulgui aprendre a gestionar les seves emocions. Una bona manera de començar és qüestionar-nos el “sempre ho hem fet així” i buscar processos més clars, o adoptar una mentalitat que transformi una crisi en una oportunitat.
Com a quarta proposta, més enllà del pla individual, podem trobar una aliada en la tecnologia. Quantes pimes van haver de reinventar-se durant la pandèmia per sobreviure amb resiliència? Moltes van aprofitar per aplicar la transformació digital als seus negocis, i existeixen ajudes públiques per fer-ho. Analitzem cada procés de treball: segur que trobem formes de digitalitzar documents, generar informes, crear sistemes d’anàlisi de dades per detectar colls d’ampolla, establir indicadors de control que ens permetin obtenir traçabilitat i reduir la sensació de caos.
Finalment, com a cinquena línia d’acció, podem aprofitar l’auge de la intel·ligència artificial. Cada cop més persones la fan servir com a “assistent” o eina per automatitzar tasques. Pot ajudar-nos a estalviar hores de treball reduint activitats repetitives, generant recordatoris de terminis, interpretant fulls d’Excel, creant chatbots d’atenció al client o detectant patrons de treball innecessaris. Com amb el mòbil o la tecnologia en general, la clau és fer-ne un ús eficient que ens ajudi a alliberar temps.
En definitiva, encara que la multitasca pugui ser un fet recurrent en l’àmbit professional o personal, més enllà de les mesures preventives, podem trobar estratègies per minimitzar-ne els efectes i planificar-nos millor. No oblidem que està a les nostres mans escollir l’actitud amb què l’afrontem. I sobretot, amb accions com reaprendre hàbits i entrenar les emocions, aportarem més benestar a la nostra vida.
Al final, la clau consisteix a utilitzar els tentacles amb eficàcia, a través de la prevenció, les noves tecnologies i la intel·ligència emocional.
