La transformació digital a les pimes no comença per l’ERP ni per grans plataformes d’automatització. Acostuma a començar per quelcom més proper, humà i urgent: la gestió de les persones.
En els darrers anys, especialment des de la pandèmia, moltes petites i mitjanes empreses han fet passos cap a la digitalització. Tanmateix, a la pràctica, aquest procés continua sent desigual. Segons dades de l’INE (2024), només el 42 % de les pimes espanyoles han digitalitzat almenys un procés clau de la seva operació diària. I quan es tracta de l’àrea de Recursos Humans, les xifres són encara més baixes.
Per què començar per Recursos Humans?
La gestió de les polítiques horàries, que inclou la planificació de les vacances, les baixes o el compliment del registre horari, són tasques crítiques per a qualsevol empresa, independentment de la seva mida. En moltes pimes, aquestes funcions encara es resolen amb fulls d’Excel, correus electrònics dispersos o documents impresos que circulen sense traçabilitat.
Digitalitzar l’àrea de RRHH permet beneficis immediats i visibles:
● Compliment legal: Davant normatives com el registre horari digital obligatori o la reducció de la jornada de 40 a 37,5 hores. A més, facilita la preparació d’inspeccions laborals, evitant sancions de fins a 10.000 € per treballador i garantint que tota la documentació estigui disponible amb un sol clic.
● Eficiència operativa: Menys temps dedicat a tasques repetitives i més enfocament en les persones. La digitalització de processos com la gestió de vacances, absències, torns o fitxatges elimina errors manuals, redueix incidències i allibera temps als equips d’administració i Recursos Humans.
● Transparència i confiança: Els empleats poden consultar la seva informació en temps real (vacances disponibles, hores treballades, fitxatges), fet que millora la comunicació interna i reforça la seva sensació de control i autonomia.
“Moltes vegades la digitalització es percep com un procés costós o llunyà per a les pimes, quan en realitat pot començar de manera molt concreta i accessible des de Recursos Humans. Digitalitzar la gestió del temps és una de les formes més ràpides i efectives de veure el canvi”, explica Elisabeth Marín, Directora General de Woffu.
Com pot començar una pime?
Imaginem una empresa de 40 persones en el sector serveis. El departament d’administració dedica entre 3 i 4 hores setmanals a gestionar vacances, justificar absències i elaborar informes de jornada. No hi ha visibilitat sobre quins empleats estan actius ni en quins horaris. En aquest cas, incorporar una eina digital de gestió del temps permetria:
● Simplificar en un entorn digital les sol·licituds i aprovacions, optimitzant la gestió de permisos i absències.
● Generar informes amb validesa legal, facilitant el procés d’auditories internes i assegurant un seguiment eficient.
● Detectar colls d’ampolla en la planificació de torns o excessos de càrrega en certes àrees, optimitzant la distribució del treball i millorant la productivitat.
El moment és ara
La situació actual fa que aquesta oportunitat sigui encara més rellevant. La nova proposta de llei de jornada laboral de 37,5 hores, els programes públics de subvencions per a la digitalització i la creixent competència per atraure talent fan que comptar amb processos eficients i digitals ja no sigui una opció, sinó una necessitat.
Digitalitzar els processos de Recursos Humans és més que un pas estratègic, és demostrar que les persones són al centre del canvi.
Woffu t’hi acompanya.
