Un sistema d’informació en el camp de les TI és el concepte que es fa servir per aglutinar totes les eines que registren, estructuren i tracten la informació a les organitzacions.
- Comunicació
- Cecotnòmic
- Innovació
Innovació
Fer la feina de manera més eficient
30/10/09
Així doncs, aporten a les persones recursos per poder dur a terme la seva feina d’una manera molt més eficient. A més, els sistemes ens permeten avaluar si estem fent les coses correctament per aconseguir els objectius que ens hem plantejat i, en definitiva, si estem portant el negoci cap a l’objectiu marcat o no. L’èxit dels projectes que duen a terme les organitzacions en aquest àmbit està directament relacionat amb l’esforç i el compromís dels professionals que hi participen.
La història de les tecnologies de la informació aplicades als entorns empresarials es remunta a la dècada dels 60, moment en què van aparèixer els sistemes de gestió integrats (ERP, Enterprise Resource Planning), que s’ocupaven bàsicament de la gestió dels inventaris.
La història de les tecnologies de la informació aplicades als entorns empresarials es remunta a la dècada dels 60, moment en què van aparèixer els sistemes de gestió integrats (ERP, Enterprise Resource Planning), que s’ocupaven bàsicament de la gestió dels inventaris.
Després de 40 anys, els ERP han evolucionat radicalment i, en aquest temps, també han nascut tot un seguit d’eines que miren de donar resposta a les necessitats empresarials.
A la figura 1 es pot veure com les tecnologies de la informació han impactat en les cadenes de valor primària i secundària de l'empresa.
Però en el procés de digitalització de les empreses s’han comès molts errors. Potser el més important i el que s’ha prolongat més en el temps ha estat “vendre la tecnologia per tecnologia”. Durant anys, semblava que totes les empreses d’una determinada grandària havien de disposar d’un ERP, d’un CRM (Customer Relationship Management, sistema de gestió de la relació amb clients) i d’altres sistemes complementaris, perquè hi havia la creença que implantant aquests sistemes estarien salvats i tot aniria molt millor. La realitat, però, va ser que moltes empreses que van començar processos d’implantació van poder veure com, el més notable del resultat de la implantació, va ser que tot estava igual de desordenat, només que el desordre es movia més ràpidament.
Per evitar aquest desastre, els empresaris, els consultors de sistemes i els proveïdors de solucions han après a treballar sobre un nou paradigma, el dels sistemes d’informació. Un sistema d’informació en el camp de les tecnologies de la informació és el concepte que es fa servir per aglutinar totes les eines que registren, estructuren i tracten la informació a les organitzacions.
Els objectius que els sistemes d’informació han de complir poden ser molts i poden variar segons el sector i l’activitat de l’empresa. Tot i això, podem generalitzar-ne alguns:
- Introduir a l’organització una nova forma de treballar sustentada sobre una sèrie d’eines que li donaran suport.
- Millorar el nivell d’informació dels departaments que composen l’entitat, així com la seva organització i centralitzar la informació de manera que tothom treballi amb les mateixes dades.
- Oferir la informació adient tant als tècnics com als executius per a la presa de decisions.
- Disposar de traçabilitat de la informació per a la detecció d’incidències.
- Permetre que les organitzacions tinguin control sobre el cost i el rendiment de la seva activitat.
En definitiva, els sistemes d’informació aporten a les persones que treballen a les organitzacions eines per poder dur a terme la seva feina d’una manera molt més eficient.
A més, els sistemes retornen informació que ens permet avaluar si estem fent les coses correctament per aconseguir els objectius que ens hem plantejat i, en definitiva, si estem portant el negoci cap a l’objectiu marcat o no.
A més, els sistemes retornen informació que ens permet avaluar si estem fent les coses correctament per aconseguir els objectius que ens hem plantejat i, en definitiva, si estem portant el negoci cap a l’objectiu marcat o no.
La Cecot va començar la seva particular aventura amb els sistemes d’informació fa més de 10 anys. El cas de la Cecot El projecte de Sistemes d’Informació de la Cecot neix de la necessitat de dotar a la patronal amb una nova base.
El creixement que a finals dels noranta va experimentar la Cecot va ser molt important, tant en nombre d’empreses associades com en nombre de persones vinculades, directament o indirectament a la patronal. L’estratègia de futur indicava que aquest creixement continuaria i que era necessari prendre mesures per contrarestar la, cada vegada més feixuga, gestió de la informació.
Fruit d’aquest increment, les nostres bases de dades van quedar cada cop més obsoletes. Estrany era el dia que no perdíem informació i es donava la paradoxa que dues persones podien fer la mateixa consulta amb resultats diferents.
Constatada la nostra feblesa en aquest sentit, es va designar una comissió per tal d’analitzar i redefinir el nostre sistema d’informació de base. Aquesta comissió estava formada per un expert en sistemes d’informació i el responsable comptable.
Les funcions de la comissió eren clares: analitzar les necessitats d’informació de l’organització, analitzar les diferents propostes de mercat i seleccionar les millors propostes per garantir l’èxit del projecte. Les premisses inicials sobre les quals construir aquest sistema foren tres: escalabilitat, globalitat i consistència.
1. Escalabilitat: el sistema ens havia de permetre créixer en funcionalitats de forma fàcil. Això volia dir que en el si de la comissió havíem de tenir en compte l’estratègia de futur de la patronal i les possibles necessitats d’informació a tots els nivells de l’organització.
2. Globalitat: ens havia de permetre tenir tota la informació necessària a l’abast en tres clics i havia de ser fàcil incorporar nous camps de gestió. No podíem deixar res de banda. La nostra visió de negoci havia de ser àmplia.
3. Consistència: el principi de registre únic era el més important. La base de dades perdia consistència si per a la gestió dels associats aquesta premissa no es podia garantir. A més de consistència de les dades, també parlàvem de consistència entre els diferents sistemes, és clar.
Evidentment, la part de l’anàlisi de les necessitats presents i futures de la patronal també era estratègica. Es va trigar més d’un any des que es va iniciar el procés fins que es va implantar el Sistema d’Informació Corporatiu (SIC). Aquesta part d’anàlisi es va dur a terme des de la comissió i va ser la part més feixuga del projecte. La part de la cuina: el procés de definició de taules, relacions, presentacions, dades, etc. Es va fer amb la col·laboració de tots els usuaris de la informació i es van tenir en compte també les línies estratègiques d’aquell moment i les línies futures. No es va voler deixar res sense contemplar. Quan més extens fos el procés de revisió menor seria el risc de fracàs.
Paral·lelament a la programació de la nostra nova base de dades estratègica (estratègica perquè havia de gestionar els registres dels nostres associats, la raó de ser de la patronal), es van desenvolupar tres actuacions no menys estratègiques: la selecció i implantació d’un nou programa de gestió comptable, la implantació d’un nou sistema intel·ligent de telefonia i la reforma de les infraestructures tecnològiques de la patronal.
1. El nou programa de gestió comptable havia d’estar connectat a la base de dades de la Cecot i havia de permetre’n la interactuació en tots dos sentits. La base de dades generava informació que el programa comptable incorporava de forma automàtica (per exemple, el càlcul de les meritacions de quotes mensualment o la generació de les remeses bancàries de quotes) i la informació comptable era consultable des de la base de dades (per exemple, l’existència d’impagats d’un soci). Inicialment es va apostar per l’eina simple de comptabilitat, però un cop estabilitzada la base dels sistemes i avesat el personal a la nova forma de gestió, es va fer el salt a l’ERP2.
2. El sistema de telefonia havia de ser suficientment potent com per atendre més de 500 trucades al dia i les seves derivacions a les unitats de servei de la patronal, així com suficientment obert com per permetre la integració amb la nostra base de dades. Un gran avenç per a nosaltres en aquell moment va ser la interconnexió entre la base de dades dels socis i la telefonia, que ens permetia conèixer i tenir a l’abast la fitxa del soci que trucava.
3. Des del punt de vista estructural, es va apostar per la reforma integral del cablejat i de tots els ordinadors de sobretaula. Ens vam decidir per un cablejat estructurat a 100 Mb, unes bases de dades d’MS SQL SERVER i l’última tecnologia en servidors. L’aposta de la patronal per la innovació i la tecnologia va ser forta.
A principis del segle XXI, doncs, ens trobem amb la base del sistema d’informació patronal definida i implantada: una base de dades potent amb un sistema de gestió comptable robust i una atenció telefònica excel·lent. A partir d’aquí, només ens quedava créixer. I així va ser. Val la pena ressaltar alguns temes que, a la llum de l’experiència d’aquests anys, hem après:
- Al si de la comissió que va impulsar el canvi va néixer la figura del responsable de Sistemes d’Informació. El responsable comptable d’aquell final de segle es va transformar en l’home “SÍ”. Tant per les seves sigles com per la necessitat de respondre sempre SÍ a tot allò que se li plantejava. I això és així i ha de ser així. El responsable de Sistemes d’Informació ha de ser capaç de donar respostes a les necessitats plantejades per l’organització amb les estructures de les bases de dades definides. És com l’home Obama: sempre respon yes, we can. Tot ha de ser possible i, si hi ha alguna cosa que no ho és, vol dir que l’anàlisi de partida no està ben fet.
- Practicar Sistemes d’Informació és un exercici constant. Com dèiem al principi, és una cursa de fons. Amb una particularitat: saps quan comences, però no quan acabes. No és un viatge. És el camí. A partir del moment zero tot es defineix i es pensa al voltant del sistema d’informació amb l’objectiu d’incrementar més l’eficiència de les dades i amb l’aspiració de generar un coneixement del negoci acurat i eficaç.
A la Cecot el canvi va començar ara fa deu anys i no hem parat. Continuem practicant sistemes d’informació contínuament. No és un fi en si mateix. És un procés. Quan implantem eines per gestionar la informació estem canviant la filosofia de treball. Tot procés de canvi ha d’anar acompanyat d’una gestió efectiva del canvi que passa per la gestió dels recursos humans: la seva preparació, formació, implicació i identificació amb el projecte han de ser inqüestionables. El triomf del canvi passa pel canvi de xip.
El que dèiem abans: “estem jugant a pàdel… ja no és tennis”. No podem continuar gestionant les incidències de la mateixa manera que abans. Cal tenir un SIThinking,un SI-Manufacturing i un SI-feeling.
Implantar Sistemes d’Informació a l’organització implica molt més que definir i implementar un nou sistema informàtic, un nou programa comptable o un nou sistema telefònic. Implica un canvi profund que afecta les persones, els procediments i l’entorn. Per il·lustrar-ho amb un exemple és com el jugador professional de tennis que decideix un bon dia jugar a pàdel. Si vol jugar a pàdel amb les mateixes estratègies del tennis té un problema. Tot i que tots dos parteixen de la mateixa filosofia, no són iguals! El mateix passa amb una empresa el dia després de decidir implantar Sistemes d’Informació. Cal fer un canvi radical en tots els sentits. Si no, ens trobarem que el nostre equip, els procediments i l’entorn no entenen res de res: continuarem treballant de la mateixa manera que fèiem fins ara, però, això sí: amb la sensació que l’únic que hem fet és “canviar el programa”.
